Regulamin

Wersja 1.0, obowiązuje od 18 lipca 2026 r.

§ 1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

  1. Usługodawca – JFK DESIGN Katarzyna Haratyk-Jagiellicz, adres: ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 6271824348, REGON 276975928, e-mail kontakt@aibooking.pl, telefon +48 574 949 321.
  2. Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://aibooking.pl wraz z podstronami.
  3. Panel – aplikacja AI Booking dostępna pod adresem https://panel.aibooking.pl, stanowiąca właściwą Usługę.
  4. Usługa – usługa cyfrowa świadczona drogą elektroniczną, polegająca na udostępnieniu Klientowi Panelu w modelu abonamentowym (SaaS, oprogramowanie jako usługa), w zakresie wynikającym z wybranego Pakietu.
  5. Klient – przedsiębiorca zawierający z Usługodawcą Umowę, w tym osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.
  6. Klient uprzywilejowany – Klient będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, dla którego Umowa nie ma charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej określonego w CEIDG. Takiemu Klientowi przysługują uprawnienia opisane w § 11, § 12 i § 13 ust. 6, na zasadach przewidzianych dla konsumenta.
  7. Konsument – osoba fizyczna zawierająca Umowę w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
  8. Klient Końcowy – osoba korzystająca z usług Klienta (na przykład klient salonu, warsztatu lub gabinetu), której dane Klient wprowadza do Panelu.
  9. Konto – indywidualne konto Klienta, zakładane w Serwisie, umożliwiające dostęp do Panelu.
  10. Pakiet – wariant Usługi o określonym zakresie funkcji i limitach, opisany w § 6.
  11. Okres Rozliczeniowy – okres jednego miesiąca, za który naliczana jest opłata abonamentowa.
  12. Okres Testowy – 30 dni bezpłatnego korzystania z Usługi na zasadach opisanych w § 7.
  13. Asystent AI – funkcja Panelu umożliwiająca obsługę terminarza poleceniami tekstowymi lub głosowymi, działająca w oparciu o modele językowe dostawców zewnętrznych.
  14. Operator Płatności – PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, obsługujący płatności w Serwisie.
  15. Regulamin – niniejszy dokument.
  16. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

§ 2. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@aibooking.pl, telefon +48 574 949 321, adres korespondencyjny ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów. Usługodawca odpowiada na wiadomości w dni robocze.
  3. Regulamin jest nieodpłatnie udostępniony w Serwisie pod adresem https://aibooking.pl/regulamin/ w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  4. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale konieczna do zawarcia Umowy.
  5. Załącznikami do Regulaminu, stanowiącymi jego integralną część, są:
    • Załącznik nr 1 – wzór formularza odstąpienia od umowy,
    • Załącznik nr 2 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 3. Zakres Usługi

  1. W ramach Usługi Usługodawca udostępnia Klientowi Panel obejmujący, w zakresie zależnym od Pakietu:
    • terminarz wizyt z widokami dnia, tygodnia i miesiąca, obsługą wielu pracowników, usług, cen i grafików pracy,
    • Asystenta AI obsługującego terminarz poleceniami tekstowymi i głosowymi,
    • ręczne dodawanie, edycję i odwoływanie wizyt,
    • powiadomienia SMS i e-mail dla Klientów Końcowych (potwierdzenia i przypomnienia) oraz powiadomienia dla Klienta i jego pracowników,
    • możliwość samodzielnego odwołania wizyty przez Klienta Końcowego z poziomu linku w wiadomości e-mail,
    • listę rezerwową,
    • karty Klientów Końcowych z notatkami,
    • synchronizację z Kalendarzem Google,
    • raporty i historię zmian,
    • moduł magazynu,
    • zarządzanie urlopami i nieobecnościami pracowników.
  2. Szczegółowy podział funkcji pomiędzy Pakiety określa § 6.
  3. Usługa jest świadczona w modelu SaaS. Klient nie nabywa praw do oprogramowania, a wyłącznie prawo do korzystania z niego przez czas trwania Umowy, na zasadach niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji, bez prawa do sublicencjonowania.
  4. Usługodawca rozwija Panel i może wprowadzać nowe funkcje, modyfikować istniejące oraz wycofywać funkcje. Zmiana ograniczająca w istotny sposób zakres Usługi w ramach opłaconego Pakietu uprawnia Klienta do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz do zwrotu opłaty za niewykorzystaną część Okresu Rozliczeniowego.
  5. Usługodawca nie pośredniczy w umowach zawieranych pomiędzy Klientem a Klientami Końcowymi i nie pobiera prowizji od wizyt.
  6. Usługa jest kierowana do przedsiębiorców. Z tego względu ceny w Serwisie prezentowane są w kwotach netto, zgodnie z § 6 ust. 2. Jeżeli Umowę zawrze Konsument, przysługują mu wszystkie uprawnienia przewidziane w Regulaminie dla Konsumenta, a cena zostanie mu przedstawiona w kwocie brutto przed zawarciem Umowy.

§ 4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Usługi niezbędne są:
    • urządzenie z dostępem do internetu,
    • aktualna wersja przeglądarki internetowej z obsługą JavaScript i plików cookie,
    • aktywny adres e-mail,
    • dla funkcji głosowych Asystenta AI: mikrofon oraz zgoda udzielona przeglądarce na dostęp do mikrofonu.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Usługi wynikające z niespełnienia powyższych wymagań, awarii łącza internetowego po stronie Klienta lub konfiguracji jego urządzeń.
  3. Ze świadczeniem usług drogą elektroniczną wiążą się typowe zagrożenia, w szczególności ryzyko przechwycenia danych przez osoby nieuprawnione, działania złośliwego oprogramowania oraz phishingu. Usługodawca stosuje środki opisane w § 16 ust. 4, a Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie antywirusowe i chronić dane logowania.

§ 5. Zawarcie Umowy i Konto

  1. Zawarcie Umowy następuje poprzez założenie Konta w Serwisie, wybór Pakietu, podanie danych rozliczeniowych i metody płatności oraz akceptację Regulaminu.
  2. Klient zobowiązany jest podać dane prawdziwe i aktualne oraz aktualizować je w razie zmiany.
  3. Konto jest przypisane do Klienta. Klient może udostępniać dostęp do Panelu swoim pracownikom i ponosi odpowiedzialność za ich działania jak za własne.
  4. Klient odpowiada za zachowanie poufności danych logowania. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę.
  5. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, z miesięcznymi Okresami Rozliczeniowymi.
  6. Usługodawca może odmówić założenia Konta lub rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności w przypadkach wskazanych w § 14 ust. 3.

§ 6. Pakiety, limity i zakres funkcji

  1. Usługa jest dostępna w Pakietach:
Zakres Start Pro Premium Sieć
Opłata miesięczna netto 399 zł 499 zł 999 zł wycena indywidualna
Opłata miesięczna brutto, z VAT 23% 490,77 zł 613,77 zł 1228,77 zł wycena indywidualna
Liczba pracowników do 5 do 20 do 50 bez limitu
SMS w miesiącu 100 500 1000 ustalane indywidualnie
Asystent AI, tekst i głos tak tak tak tak
Terminarz, lista rezerwowa, Kalendarz Google tak tak tak tak
Karty Klientów Końcowych tak tak tak tak
Powiadomienia SMS i e-mail tak tak tak tak
Raporty i historia zmian nie tak tak tak
Magazyn nie nie tak tak
  1. Ceny podane w ustępie 1 są cenami netto za jeden Okres Rozliczeniowy. Do każdej ceny doliczany jest podatek od towarów i usług według stawki 23%. Kwota brutto, którą Klient rzeczywiście zapłaci, jest prezentowana przed potwierdzeniem zamówienia oraz wskazana na fakturze.
  2. Limit pracowników dotyczy wszystkich pracowników wprowadzonych do Panelu, zarówno aktywnych, jak i nieaktywnych. Po osiągnięciu limitu dodanie kolejnego pracownika nie jest możliwe do czasu zmiany Pakietu.
  3. Limit SMS jest liczony w ramach Okresu Rozliczeniowego i nie przechodzi na kolejny okres. Po wyczerpaniu limitu wiadomości SMS nie są wysyłane, a pozostałe funkcje Panelu, w tym powiadomienia e-mail, działają bez zmian. Klient jest informowany o stanie wykorzystania limitu w Panelu.
  4. Klient może dokupić dodatkowe pakiety SMS na zasadach określonych w § 9.
  5. Zmiana Pakietu na wyższy jest możliwa w każdej chwili i obowiązuje od chwili opłacenia różnicy. Zmiana na niższy Pakiet obowiązuje od kolejnego Okresu Rozliczeniowego. Przed zmianą na niższy Pakiet Klient powinien dostosować liczbę pracowników do limitu nowego Pakietu.
  6. Pakiet Sieć jest przeznaczony dla podmiotów wielooddziałowych, a jego zakres i cena są ustalane w odrębnych uzgodnieniach.

§ 7. Okres Testowy, pierwszy miesiąc bezpłatny

  1. Klientowi zakładającemu Konto po raz pierwszy przysługuje Okres Testowy trwający 30 dni, w którym korzysta z wybranego Pakietu bezpłatnie, w jego pełnym zakresie i z pełnymi limitami.
  2. Przy zakładaniu Konta Klient podaje metodę płatności. W Okresie Testowym nie jest pobierana żadna opłata.
  3. Po upływie 30 dni Okresu Testowego Umowa przechodzi automatycznie w płatny abonament, a Usługodawca za pośrednictwem Operatora Płatności pobiera pierwszą opłatę w wysokości właściwej dla wybranego Pakietu. Kolejne opłaty pobierane są cyklicznie, co miesiąc, w tym samym trybie.
  4. Aby uniknąć obciążenia, Klient powinien anulować subskrypcję przed upływem Okresu Testowego. Anulowanie jest bezpłatne, nie wymaga podania przyczyny i nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami. Sposób anulowania opisuje § 10.
  5. Usługodawca przypomni Klientowi o zbliżającym się końcu Okresu Testowego i o zbliżającym się obciążeniu wiadomością e-mail wysłaną na adres przypisany do Konta, nie później niż na 3 dni przed upływem Okresu Testowego.
  6. Okres Testowy przysługuje jeden raz. Usługodawca może odmówić Okresu Testowego, jeżeli Klient korzystał z niego wcześniej, w tym na innym Koncie.

§ 8. Płatności i rozliczenia

  1. Opłata abonamentowa jest naliczana z góry za każdy Okres Rozliczeniowy.
  2. Płatności obsługuje Operator Płatności. Dostępne metody płatności są prezentowane przy składaniu zamówienia. Usługodawca nie ma dostępu do pełnych danych karty płatniczej Klienta.
  3. Klient wyraża zgodę na cykliczne, automatyczne obciążanie wskazanej metody płatności kwotą abonamentu, w każdym kolejnym Okresie Rozliczeniowym, do czasu anulowania subskrypcji. Zgoda ta może zostać w każdej chwili wycofana przez anulowanie subskrypcji.
  4. Przed każdym obciążeniem Klient zna jego kwotę i termin, wynikające z wybranego Pakietu. O zmianie kwoty Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, na zasadach z § 17.
  5. Faktury są wystawiane na dane podane przez Klienta i udostępniane w Serwisie lub wysyłane na adres e-mail przypisany do Konta. Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
  6. W razie nieudanego obciążenia Usługodawca ponawia próbę pobrania opłaty. Jeżeli opłata nie zostanie uiszczona w terminie 7 dni od dnia wymagalności, Usługodawca może zawiesić dostęp do Panelu, po uprzednim powiadomieniu Klienta na adres e-mail.
  7. W okresie zawieszenia dane Klienta nie są usuwane. Dostęp jest przywracany niezwłocznie po uregulowaniu zaległości.
  8. Jeżeli zaległość nie zostanie uregulowana w terminie 30 dni od zawieszenia, Usługodawca może rozwiązać Umowę, a dane zostaną usunięte na zasadach z § 10 ust. 6.

§ 9. Dodatkowe pakiety SMS

  1. Niezależnie od limitu wynikającego z Pakietu Klient może dokupić dodatkowe wiadomości SMS w cenach:
    • 500 SMS – 100 zł netto, czyli 123 zł brutto,
    • 1000 SMS – 200 zł netto, czyli 246 zł brutto,
    • 2000 SMS – 400 zł netto, czyli 492 zł brutto.
  2. Ceny podane w ustępie 1 są cenami netto. Do każdej doliczany jest podatek od towarów i usług według stawki 23%.
  3. Dokupione wiadomości SMS są doliczane do puli Klienta po zaksięgowaniu płatności i nie wygasają z końcem Okresu Rozliczeniowego.
  4. Wykorzystanie następuje w kolejności: najpierw limit wynikający z Pakietu, następnie pula dokupiona.
  5. Zakup dodatkowych SMS jest jednorazowy i nie odnawia się automatycznie.
  6. Niewykorzystane wiadomości SMS nie podlegają zwrotowi w formie pieniężnej. Postanowienie to nie ogranicza uprawnień z § 11 i § 12.

§ 10. Czas trwania Umowy, anulowanie i rozwiązanie

  1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
  2. Klient może anulować subskrypcję w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez żadnych opłat. Anulowania dokonuje się:
    • w panelu Konta w Serwisie, w zakładce subskrypcji, albo
    • wysyłając oświadczenie na adres kontakt@aibooking.pl.
  3. Anulowanie subskrypcji powoduje, że nie zostanie pobrana kolejna opłata, a dostęp do Panelu pozostaje aktywny do końca opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Opłata za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem § 3 ust. 4, § 11 i § 13 ust. 4.
  4. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego.
  5. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadkach wskazanych w § 5 ust. 6 i § 14 ust. 3, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu Klienta do zaprzestania naruszeń, chyba że naruszenie ma charakter rażący lub bezprawny.
  6. Po zakończeniu Umowy Klient ma 30 dni na pobranie swoich danych z Panelu. Po upływie tego terminu dane są trwale usuwane z systemów Usługodawcy, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa, w szczególności dokumentacji księgowej. Na wniosek Klienta złożony przed upływem tego terminu Usługodawca przekaże kopię danych w powszechnie używanym formacie.
  7. Usunięcie danych po zakończeniu Umowy nie obejmuje danych zapisanych w Kalendarzu Google Klienta, które pozostają pod jego wyłączną kontrolą.

§ 11. Prawo odstąpienia od umowy

  1. Konsumentowi oraz Klientowi uprzywilejowanemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem ustępu 5.
  2. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć w dowolnej formie, w szczególności e-mailem na adres kontakt@aibooking.pl lub przy użyciu formularza stanowiącego Załącznik nr 1. Skorzystanie z wzoru formularza nie jest obowiązkowe.
  3. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
  4. Ponieważ pierwsze 30 dni korzystania z Usługi jest bezpłatne, ustawowy 14-dniowy termin na odstąpienie upływa w całości jeszcze w Okresie Testowym. W praktyce oznacza to, że rezygnacja w tym czasie nie wiąże się z żadną płatnością po stronie Klienta.
  5. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do umów o świadczenie usług, za które Klient jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli Usługodawca wykonał usługę w pełni za wyraźną i uprzednią zgodą Klienta, który przed rozpoczęciem świadczenia został poinformowany, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia, i przyjął to do wiadomości.
  6. Jeżeli Klient zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie odstąpił od Umowy, zobowiązany jest zapłacić za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.
  7. Usługodawca zwraca należne kwoty niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Klient, chyba że Klient zgodzi się na inny sposób, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.

§ 12. Reklamacje

  1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą Usługi na adres e-mail kontakt@aibooking.pl lub pisemnie na adres ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów.
  2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Klienta, opis nieprawidłowości oraz oczekiwany sposób jej załatwienia. Braki formalne nie stanowią podstawy do pozostawienia reklamacji bez rozpoznania.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje Klienta o wyniku na adres e-mail, z którego reklamacja została złożona. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.
  4. Usługodawca ma obowiązek dostarczyć Usługę zgodną z Umową. W przypadku niezgodności Konsument i Klient uprzywilejowany mogą żądać doprowadzenia Usługi do zgodności z Umową, a gdy jest to niemożliwe lub wiązałoby się z nadmiernymi kosztami, złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo o odstąpieniu od Umowy, na zasadach określonych w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta.
  5. Konsument oraz Klient uprzywilejowany mogą skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym mediacji przy wojewódzkich inspektoratach Inspekcji Handlowej oraz stałych sądów polubownych. Informacje udostępniają powiatowi i miejscy rzecznicy konsumentów oraz Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Konsument może również skorzystać z platformy internetowego rozstrzygania sporów dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr.

§ 13. Dostępność Usługi i odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Panel był dostępny w sposób ciągły, i dąży do dostępności na poziomie 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem przerw planowanych.
  2. Usługodawca zastrzega prawo do przerw technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub rozbudowy Panelu. O przerwach planowanych, przekraczających 30 minut, Usługodawca informuje z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, w miarę możliwości poza godzinami największego obciążenia.
  3. Do czasu niedostępności nie wlicza się przerw wynikających z siły wyższej, awarii po stronie dostawców zewnętrznych wskazanych w § 15, awarii łącza Klienta oraz zawieszenia dostępu z przyczyn wskazanych w § 8 ust. 6.
  4. Jeżeli w danym Okresie Rozliczeniowym dostępność będzie niższa niż wskazana w ustępie 1, Klientowi przysługuje, na jego wniosek złożony w terminie 30 dni, obniżenie opłaty proporcjonalnie do czasu niedostępności.
  5. Wobec Klientów niebędących Konsumentami ani Klientami uprzywilejowanymi odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  6. Ograniczenia odpowiedzialności z ustępu 5 nie stosuje się do Konsumentów i Klientów uprzywilejowanych. Wobec nich Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta.
  7. Usługodawca wykonuje codzienne kopie zapasowe bazy danych. Klient we własnym zakresie decyduje, czy dodatkowo pobiera i przechowuje kopie danych ze swojego Panelu.
  8. Usługodawca nie odpowiada za skutki wprowadzenia przez Klienta nieprawidłowych danych, w tym błędnych numerów telefonu lub adresów e-mail Klientów Końcowych.

§ 14. Zasady korzystania z Usługi

  1. Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
  2. Klient odpowiada za treści i dane wprowadzane do Panelu, w tym za dane Klientów Końcowych, oraz za posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania.
  3. Zabronione jest w szczególności:
    • udostępnianie Konta osobom trzecim spoza organizacji Klienta oraz odsprzedaż dostępu do Panelu,
    • wykorzystywanie Usługi do wysyłania niezamówionych informacji handlowych do Klientów Końcowych,
    • podejmowanie działań zakłócających działanie Panelu, w tym prób obejścia limitów Pakietu, automatycznego pobierania danych na masową skalę lub testów obciążeniowych bez zgody Usługodawcy,
    • dekompilacja, deasemblacja lub próby odtworzenia kodu źródłowego Panelu, w zakresie wykraczającym poza bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa,
    • wprowadzanie do Panelu treści bezprawnych.
  4. Wiadomości SMS i e-mail wysyłane przez Panel mają charakter transakcyjny i służą obsłudze umówionych wizyt. Klient nie może wykorzystywać ich do celów marketingowych bez odrębnej zgody Klienta Końcowego, wymaganej przepisami prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  5. Nadawcą wiadomości SMS wysyłanych z Panelu jest zawsze oznaczenie „AiBooking”. Nazwa firmy Klienta jest wskazana w treści wiadomości.

§ 15. Asystent AI i dostawcy zewnętrzni

  1. Asystent AI działa w oparciu o modele językowe dostarczane przez podmioty zewnętrzne. Treść poleceń Klienta oraz dane niezbędne do wykonania polecenia, w tym dane Klientów Końcowych, których polecenie dotyczy, są w tym celu przekazywane do dostawcy modelu.
  2. Funkcja głosowa polega na przekazaniu nagrania dźwiękowego do dostawcy usługi rozpoznawania mowy w celu zamiany go na tekst.
  3. Aktualną listę dostawców zewnętrznych, wraz z zakresem powierzanych im danych, zawiera Polityka prywatności oraz Załącznik nr 2 do Regulaminu.
  4. Asystent AI jest narzędziem wspomagającym i może popełniać błędy, w szczególności przy rozpoznawaniu mowy, dat i nazw własnych. Klient zobowiązany jest do weryfikacji zapisanych przez Asystenta AI wizyt i danych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niezweryfikowania przez Klienta operacji wykonanej przez Asystenta AI, w granicach wynikających z § 13.
  5. Asystent AI nie podejmuje wobec Klientów Końcowych decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na nich wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.
  6. Klient przyjmuje do wiadomości, że wprowadzanie do notatek w kartach Klientów Końcowych informacji o stanie zdrowia, w tym o alergiach, stanowi przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych i wymaga od Klienta, jako administratora, odrębnej podstawy prawnej, o której mowa w art. 9 RODO.

§ 16. Dane osobowe

  1. W zakresie danych Klienta oraz osób działających w jego imieniu, a także osób odwiedzających Serwis, administratorem danych osobowych jest Usługodawca. Zasady przetwarzania określa Polityka prywatności, dostępna pod adresem https://aibooking.pl/polityka-prywatnosci/.
  2. W zakresie danych Klientów Końcowych, wprowadzanych do Panelu, administratorem jest Klient, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym.
  3. Powierzenie przetwarzania następuje na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem tej umowy. Nie jest wymagane podpisywanie odrębnego dokumentu.
  4. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, opisane w Załączniku nr 2.

§ 17. Zmiany Regulaminu i cen

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany w zakresie dostawców zewnętrznych, względów bezpieczeństwa lub zmiany cen.
  2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klienta na adres e-mail przypisany do Konta oraz w Panelu, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  3. Zmiana wysokości opłaty abonamentowej wymaga poinformowania Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i obowiązuje od kolejnego Okresu Rozliczeniowego następującego po upływie tego terminu.
  4. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może anulować subskrypcję przed dniem ich wejścia w życie. Do czasu wejścia zmian w życie obowiązują dotychczasowe warunki.
  5. Do Umów zawartych przed wejściem zmian w życie stosuje się dotychczasowy Regulamin do końca opłaconego Okresu Rozliczeniowego.

§ 18. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa jego zwykłego pobytu.
  2. Spory z Klientami niebędącymi Konsumentami ani Klientami uprzywilejowanymi rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Spory z Konsumentami i Klientami uprzywilejowanymi rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
  3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
  4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.
  5. Regulamin w wersji 1.0 obowiązuje od dnia 18 lipca 2026 r..

*(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)*

Adresat: JFK DESIGN Katarzyna Haratyk-Jagiellicz, ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów, e-mail: kontakt@aibooking.pl

Ja/My (*) niniejszym informuję/informujemy (*) o moim/naszym (*) odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi AI Booking.

  • Data zawarcia umowy: ………………………………………..
  • Imię i nazwisko / nazwa firmy: ………………………………………..
  • Adres: ………………………………………..
  • Adres e-mail przypisany do Konta: ………………………………………..
  • Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ………………………………………..
  • Data: ………………………………………..

(*) niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1.0, obowiązuje od 18 lipca 2026 r.

Umowa zostaje zawarta pomiędzy:

Administratorem – Klientem korzystającym z usługi AI Booking na podstawie Regulaminu,

a

Podmiotem przetwarzającym – JFK DESIGN Katarzyna Haratyk-Jagiellicz, ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów, NIP 6271824348, REGON 276975928.

Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i nie wymaga podpisania odrębnego dokumentu. Stanowi ona integralną część Regulaminu. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

§ 1. Przedmiot i cel powierzenia

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu opisanym w Załączniku A, wyłącznie w związku ze świadczeniem Usługi.
  2. Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za takie polecenie uznaje się:
    • postanowienia Regulaminu i niniejszej Umowy,
    • czynności wykonywane przez Administratora i upoważnione przez niego osoby w Panelu, w tym polecenia kierowane do Asystenta AI,
    • ustawienia wybrane przez Administratora w Panelu, w szczególności dotyczące powiadomień i integracji z Kalendarzem Google,
    • odrębne pisemne polecenia przesłane na adres kontakt@aibooking.pl.
  3. Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, w szczególności nie wykorzystuje ich do marketingu, nie sprzedaje ich ani nie udostępnia osobom trzecim poza przypadkami przewidzianymi w niniejszej Umowie.
  4. Jeżeli obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo to zabrania takiego informowania z uwagi na ważny interes publiczny.
  5. Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych.

§ 2. Obowiązki Administratora

  1. Administrator oświadcza, że jest administratorem powierzanych danych oraz że dysponuje podstawą prawną do ich przetwarzania i do ich powierzenia.
  2. Administrator odpowiada za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą, w tym za poinformowanie ich o korzystaniu z AI Booking.
  3. Administrator odpowiada za treść danych wprowadzanych do Panelu. W szczególności decyduje samodzielnie, czy wprowadza dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, na przykład informacje o alergiach lub stanie zdrowia w notatkach w kartach klientów, i musi dysponować odrębną podstawą prawną dla takiego przetwarzania.
  4. Administrator zobowiązuje się nie wprowadzać do Panelu danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.
  5. Administrator zarządza dostępem swoich pracowników do Panelu i odpowiada za nadawanie oraz odbieranie im uprawnień.

§ 3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do:

  1. przetwarzania danych wyłącznie na polecenie Administratora, zgodnie z § 1;
  2. zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, oraz aby dostęp do danych miały wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne;
  3. stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych, o których mowa w art. 32 RODO, opisanych w Załączniku C, i ich okresowego przeglądu;
  4. przestrzegania warunków korzystania z usług podprocesorów, określonych w § 4;
  5. pomocy Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie realizacji ich praw z rozdziału III RODO, w sposób opisany w § 5;
  6. pomocy Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO, to jest w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje;
  7. usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia Usługi, zgodnie z § 8;
  8. udostępniania Administratorowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwienia audytów, zgodnie z § 7;
  9. prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO.

§ 4. Podprocesorzy, dalsze powierzenie

  1. Administrator udziela Podmiotowi przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów, na warunkach określonych w niniejszym paragrafie.
  2. Aktualna lista podprocesorów stanowi Załącznik B. Lista jest publikowana pod adresem https://aibooking.pl/regulamin/ i aktualizowana wraz ze zmianami.
  3. Podmiot przetwarzający informuje Administratora o zamiarze dodania lub zmiany podprocesora z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, na adres e-mail przypisany do Konta.
  4. Administrator może wnieść uzasadniony sprzeciw wobec zmiany, w terminie 14 dni od otrzymania informacji. W razie sprzeciwu strony podejmą w dobrej wierze próbę uzgodnienia rozwiązania. Jeżeli nie będzie to możliwe, Administrator może rozwiązać Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wprowadzenie zmiany, z prawem do zwrotu opłaty za niewykorzystaną część Okresu Rozliczeniowego.
  5. Podmiot przetwarzający nakłada na każdego podprocesora, w drodze umowy, obowiązki w zakresie ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszej Umowy.
  6. Podmiot przetwarzający odpowiada wobec Administratora za działania i zaniechania podprocesorów jak za własne.
  7. Jeżeli Administrator włączy integrację z Kalendarzem Google, przekazanie danych do Google następuje na jego wyraźne polecenie i w wybranym przez niego zakresie.

§ 5. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

  1. Panel udostępnia Administratorowi narzędzia pozwalające samodzielnie realizować prawa osób, których dane dotyczą: przeglądać, poprawiać i uzupełniać dane w kartach klientów, wizytach i na liście rezerwowej, oraz pobrać dane w celu ich przeniesienia.
  2. Jeżeli realizacja żądania, w szczególności żądania usunięcia danych, wykracza poza możliwości dostępne w Panelu, Podmiot przetwarzający wykona ją na wniosek Administratora przesłany na adres kontakt@aibooking.pl, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni roboczych, i potwierdzi wykonanie.
  3. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się z żądaniem bezpośrednio do Podmiotu przetwarzającego, ten nie realizuje żądania samodzielnie, lecz niezwłocznie przekazuje je Administratorowi i informuje o tym osobę zgłaszającą.
  4. Pomoc, o której mowa w niniejszym paragrafie, jest świadczona nieodpłatnie w zakresie zwyczajowym. Za obsługę żądań o charakterze masowym lub wymagających istotnego nakładu pracy Podmiot przetwarzający może żądać zwrotu uzasadnionych kosztów, po uprzednim uzgodnieniu z Administratorem.

§ 6. Naruszenia ochrony danych osobowych

  1. Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 24 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail przypisany do Konta.
  2. Zgłoszenie zawiera co najmniej: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów, których dotyczy, opis możliwych konsekwencji, opis zastosowanych lub proponowanych środków zaradczych oraz dane kontaktowe do uzyskania dalszych informacji. Jeżeli podanie wszystkich informacji naraz nie jest możliwe, są one przekazywane sukcesywnie.
  3. Podmiot przetwarzający współpracuje z Administratorem przy wyjaśnianiu okoliczności naruszenia oraz udziela mu wsparcia niezbędnego do wykonania obowiązków z art. 33 i 34 RODO.
  4. Zawiadomienia organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą, dokonuje Administrator, chyba że strony uzgodnią inaczej.

§ 7. Audyt i kontrola

  1. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi, na jego pisemny wniosek, informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO, w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.
  2. Administrator ma prawo przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, u Podmiotu przetwarzającego, w zakresie przetwarzania powierzonych danych.
  3. Audyt jest przeprowadzany po uprzednim powiadomieniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w dni robocze, w godzinach pracy, w sposób nie zakłócający bieżącej działalności Podmiotu przetwarzającego, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że audyt jest następstwem naruszenia ochrony danych lub żądania organu nadzorczego, w którym to przypadku ograniczenie częstotliwości nie obowiązuje.
  4. Osoby przeprowadzające audyt zobowiązane są do zachowania poufności oraz do przestrzegania zasad bezpieczeństwa obowiązujących u Podmiotu przetwarzającego. Audyt nie może obejmować dostępu do danych innych klientów Podmiotu przetwarzającego.
  5. Koszty audytu ponosi Administrator, z wyjątkiem sytuacji, w której audyt wykaże istotne naruszenie niniejszej Umowy po stronie Podmiotu przetwarzającego.
  6. Podmiot przetwarzający usuwa stwierdzone nieprawidłowości w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 30 dni, chyba że charakter nieprawidłowości wymaga terminu dłuższego.

§ 8. Zakończenie przetwarzania

  1. Po zakończeniu świadczenia Usługi Podmiot przetwarzający, zgodnie z decyzją Administratora, usuwa dane albo zwraca mu ich kopię i usuwa istniejące kopie.
  2. Administrator ma 30 dni od zakończenia Umowy na samodzielne pobranie danych z Panelu lub na zgłoszenie żądania przekazania kopii. Kopia jest przekazywana w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
  3. Po upływie terminu z ustępu 2 dane są trwale usuwane, w tym z kopii zapasowych, w najbliższym cyklu ich rotacji, nie później niż w ciągu kolejnych 30 dni.
  4. Podmiot przetwarzający może zachować dane wyłącznie w zakresie i przez okres wymagany przepisami prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, informując o tym Administratora.
  5. Na żądanie Administratora Podmiot przetwarzający potwierdza usunięcie danych w formie pisemnej lub dokumentowej.
  6. Usunięcie nie obejmuje danych zapisanych w Kalendarzu Google Administratora, które pozostają pod jego wyłączną kontrolą.

§ 9. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

  1. Strony ponoszą odpowiedzialność na zasadach określonych w art. 82 RODO.
  2. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Regulaminu i wygasa wraz z zakończeniem świadczenia Usługi, z zastrzeżeniem § 8.
  3. Zmiana Umowy następuje w trybie przewidzianym dla zmiany Regulaminu, opisanym w § 17 Regulaminu. Zmiana listy podprocesorów następuje w trybie z § 4.
  4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO oraz przepisy prawa polskiego.
  5. W razie sprzeczności pomiędzy Regulaminem a niniejszą Umową, w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza Umowa.

Załącznik A. Szczegóły przetwarzania

Przedmiot przetwarzania: świadczenie usługi AI Booking, to jest udostępnienie systemu do umawiania i obsługi wizyt.

Czas przetwarzania: czas obowiązywania Umowy, powiększony o okres wskazany w § 8.

Charakter i cel przetwarzania: prowadzenie terminarza wizyt, obsługa poleceń tekstowych i głosowych kierowanych do Asystenta AI, wysyłka powiadomień SMS i e-mail, prowadzenie listy rezerwowej i kart klientów, synchronizacja z Kalendarzem Google, generowanie raportów, prowadzenie historii zmian oraz obsługa modułu magazynu.

Kategorie osób, których dane dotyczą:

  • klienci Administratora, umawiani na wizyty,
  • osoby zapisane na listę rezerwową,
  • pracownicy i współpracownicy Administratora korzystający z Panelu.

Kategorie danych osobowych:

Grupa Dane
Klienci Administratora imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, historia wizyt wraz z terminem, rodzajem usługi i ceną, status wizyty, notatka stała w karcie klienta, wpisy w dzienniku karty klienta wraz z datą, wpisy na liście rezerwowej wraz z notatką o preferencjach
Pracownicy Administratora imię, adres e-mail, godziny pracy, indywidualne stawki za usługi, nieobecności i urlopy, treść zgłoszeń magazynowych wraz z oznaczeniem osoby zgłaszającej
Dane techniczne identyfikator sesji, adres IP, logi serwera

Szczególne kategorie danych: Panel nie wymaga podawania danych, o których mowa w art. 9 RODO. Administrator może jednak wprowadzić takie dane samodzielnie, w szczególności informacje o alergiach lub stanie zdrowia w notatkach w karcie klienta. Odpowiedzialność za podstawę prawną takiego przetwarzania spoczywa na Administratorze, zgodnie z § 2 ust. 3.

Załącznik B. Lista podprocesorów

Stan na 18 lipca 2026 r..

Podprocesor Zakres usługi Powierzane dane Lokalizacja Podstawa transferu poza EOG
Hostinger International Ltd hosting aplikacji i bazy danych wszystkie dane przetwarzane w Panelu Wilno, Litwa nie dotyczy, EOG
jdm.pl hosting strony oraz serwer poczty wychodzącej treść wiadomości e-mail, w tym imię, telefon i adres e-mail osoby umówionej w wiadomościach kierowanych do pracownika i właściciela Falkenstein, Niemcy nie dotyczy, EOG
SMSAPI, operator serwisu smsapi.pl wysyłka wiadomości SMS numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości obejmująca nazwę firmy, termin i rodzaj usługi Polska nie dotyczy, EOG
OpenAI model językowy Asystenta AI oraz zamiana mowy na tekst treść poleceń użytkownika, nagranie głosu, dane wizyt i kart klientów w zakresie niezbędnym do wykonania polecenia, lista pracowników wraz z godzinami pracy i stawkami USA standardowe klauzule umowne lub EU-US Data Privacy Framework
Anthropic alternatywny model językowy Asystenta AI, stosowany zamiennie jak wyżej USA standardowe klauzule umowne lub EU-US Data Privacy Framework
Google Ireland Limited synchronizacja z Kalendarzem Google, wyłącznie po włączeniu integracji przez Administratora imię i nazwisko osoby umówionej, numer telefonu, rodzaj usługi, termin, adres e-mail pracownika przy udostępnieniu kalendarza Irlandia oraz USA standardowe klauzule umowne oraz EU-US Data Privacy Framework

Podprocesorzy nie wykorzystują powierzonych danych do własnych celów, w tym do trenowania modeli sztucznej inteligencji, zgodnie z warunkami zawartych z nimi umów.

Załącznik C. Środki techniczne i organizacyjne

Zgodnie z art. 32 RODO Podmiot przetwarzający stosuje w szczególności:

Kontrola dostępu

  • dostęp do Panelu wyłącznie po uwierzytelnieniu, na podstawie podpisanego kryptograficznie tokenu sesji przechowywanego w pliku cookie niedostępnym dla skryptów strony,
  • rozdzielenie danych każdego Administratora, uniemożliwiające dostęp do danych innego klienta,
  • dostęp administracyjny do serwera wyłącznie z użyciem kluczy kryptograficznych, bez logowania hasłem,
  • ograniczenie kręgu osób z dostępem do danych do niezbędnego minimum, wraz ze zobowiązaniem do poufności,
  • dodatkowa ochrona hasłem dostępu do raportów finansowych, przy czym hasło przechowywane jest wyłącznie w postaci skrótu wygenerowanego funkcją PBKDF2 ze 100 000 iteracji i losową solą.

Bezpieczeństwo transmisji

  • szyfrowanie całego ruchu protokołem TLS, zarówno w Panelu, jak i w połączeniach z podprocesorami,
  • szyfrowana transmisja poczty wychodzącej.

Bezpieczeństwo systemu

  • zapora sieciowa ograniczająca ruch przychodzący do niezbędnych portów,
  • bieżące aktualizacje systemu operacyjnego i zależności aplikacji,
  • rozdzielenie uprawnień procesów, aplikacja uruchamiana na koncie bez uprawnień administracyjnych,
  • przechowywanie danych dostępowych do usług zewnętrznych poza kodem aplikacji, w konfiguracji środowiskowej o ograniczonym dostępie.

Ciągłość działania

  • codzienne kopie zapasowe bazy danych, przechowywane przez 14 dni, z dostępem ograniczonym wyłącznie do administratora serwera,
  • możliwość odtworzenia danych z kopii zapasowej.

Środki organizacyjne

  • prowadzenie rejestru kategorii czynności przetwarzania,
  • procedura zgłaszania naruszeń ochrony danych zgodna z § 6,
  • przegląd stosowanych środków bezpieczeństwa nie rzadziej niż raz w roku oraz po każdej istotnej zmianie w systemie.

Podmiot przetwarzający może modyfikować powyższe środki, pod warunkiem że poziom bezpieczeństwa nie ulegnie obniżeniu.