Wersja 1.0, obowiązuje od 18 lipca 2026 r.
1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować
Administratorem danych osobowych jest JFK DESIGN Katarzyna Haratyk-Jagiellicz, ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 6271824348, REGON 276975928.
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- e-mail: kontakt@aibooking.pl
- telefon: +48 574 949 321
- adres korespondencyjny: ul. Henryka Wieniawskiego 18, 41-506 Chorzów
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na powyższe dane.
Polityka dotyczy:
- strony https://aibooking.pl wraz z podstronami,
- aplikacji AI Booking dostępnej pod adresem https://panel.aibooking.pl (dalej „Panel”).
2. Najważniejsza rzecz na start: dwie różne role
To rozróżnienie decyduje o tym, kto za co odpowiada, więc opisujemy je na samym początku.
Jesteśmy administratorem danych osób, które odwiedzają naszą stronę, kontaktują się z nami, zakładają konto i kupują abonament. Te dane przetwarzamy dla siebie, w celach opisanych w punkcie 4.
Jesteśmy podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do danych, które nasi klienci wprowadzają do Panelu, czyli danych ich klientów: osób umawianych na wizyty. Administratorem tych danych jest firma korzystająca z AI Booking, na przykład salon, warsztat czy gabinet. To ona decyduje, po co i jak długo je przetwarza, i to do niej należy kierować żądania dotyczące tych danych. My przetwarzamy je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
Jeżeli jesteś osobą umówioną na wizytę i otrzymałeś od nas SMS lub e-mail z potwierdzeniem, w sprawie swoich danych skontaktuj się z firmą, w której umówiono wizytę. Jej nazwa jest podana w treści wiadomości. Możesz też napisać do nas, a my przekażemy sprawę tej firmie.
3. Skąd mamy dane
- Bezpośrednio od Ciebie: przy zakładaniu konta, zakupie abonamentu, kontakcie e-mailowym lub telefonicznym.
- Automatycznie, gdy korzystasz ze strony lub Panelu: dane techniczne opisane w punkcie 8.
- Od naszych klientów: gdy firma korzystająca z AI Booking wprowadza do Panelu dane swoich klientów i pracowników. W tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający.
4. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane, jako administrator
| Cel | Kategorie danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi | imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, login, dane firmy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy | przez czas trwania umowy, następnie 30 dni na pobranie danych |
| Realizacja płatności i rozliczeń | dane rozliczeniowe, NIP, adres, historia płatności i zamówień | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO | do czasu przedawnienia roszczeń |
| Wystawianie i przechowywanie faktur | dane do faktury | art. 6 ust. 1 lit. c RODO, obowiązki podatkowe | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Obsługa reklamacji i odstąpień | dane kontaktowe, treść zgłoszenia | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO | do czasu przedawnienia roszczeń |
| Kontakt i obsługa zapytań | dane kontaktowe, treść korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes w postaci udzielenia odpowiedzi | do 12 miesięcy od zakończenia sprawy |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i wykrywanie nadużyć | adres IP, logi serwera, identyfikator sesji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes w postaci ochrony systemu | do 12 miesięcy |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane niezbędne w danej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do czasu przedawnienia roszczeń |
| Wysyłka informacji o usłudze, gdy wyrazisz na to zgodę | adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, zgoda | do czasu wycofania zgody |
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Bez nich nie możemy założyć konta ani wystawić faktury.
5. Dane przetwarzane w Panelu, gdzie jesteśmy podmiotem przetwarzającym
Dla przejrzystości opisujemy, jakie dane trafiają do Panelu, mimo że administratorem jest tutaj nasz klient.
Dane osób umawianych na wizyty: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, historia wizyt wraz z rodzajem usługi, terminem i ceną, wpisy na liście rezerwowej oraz notatki w karcie klienta, zarówno notatka stała, jak i wpisy z datą.
Dane pracowników naszego klienta: imię, adres e-mail, godziny pracy, indywidualne stawki za usługi, nieobecności i urlopy, treść zgłoszeń magazynowych wraz z podpisem osoby zgłaszającej.
Uwaga dotycząca danych o zdrowiu. Notatki w kartach klientów mogą zawierać informacje o stanie zdrowia, na przykład o alergiach. Są to szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO. Decyzję o ich wprowadzeniu podejmuje wyłącznie nasz klient jako administrator i to on musi dysponować odpowiednią podstawą prawną. Zwracamy na to uwagę również w Regulaminie.
Okresy przechowywania tych danych ustala nasz klient. My przechowujemy je przez czas trwania jego umowy z nami, a po jej zakończeniu usuwamy na zasadach opisanych w § 10 Regulaminu i w umowie powierzenia.
6. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu. Z każdym z nich zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania lub korzystamy z warunków przetwarzania danych udostępnianych przez dostawcę.
| Dostawca | Rola | Jakie dane otrzymuje | Lokalizacja przetwarzania |
|---|---|---|---|
| Hostinger (Hostinger International Ltd) | hosting Panelu i bazy danych | wszystkie dane w Panelu | serwer w Wilnie, Litwa, EOG |
| jdm.pl | hosting strony aibooking.pl oraz serwer poczty wychodzącej | dane konta, treść wiadomości e-mail, w tym imię i telefon osoby umówionej w wiadomościach do pracownika i właściciela | serwer w Falkenstein, Niemcy, EOG |
| OpenAI | model językowy Asystenta AI oraz zamiana mowy na tekst | treść poleceń, nagranie głosu, dane wizyt i kart klientów niezbędne do wykonania polecenia | USA |
| Anthropic | alternatywny model językowy Asystenta AI | jak wyżej | USA |
| SMSAPI (operator serwisu smsapi.pl) | wysyłka wiadomości SMS | numer telefonu odbiorcy oraz treść wiadomości, czyli nazwa firmy, termin i rodzaj usługi | Polska, EOG |
| Google (Google Ireland Limited) | synchronizacja z Kalendarzem Google, jeżeli klient ją włączy | imię i nazwisko osoby umówionej w tytule wydarzenia, numer telefonu w opisie wydarzenia, adres e-mail pracownika przy udostępnianiu kalendarza | Irlandia oraz USA |
| PayU S.A. | obsługa płatności | dane rozliczeniowe i płatnicze | Polska, EOG |
| Biuro rachunkowe | księgowość | dane z faktur | Polska, EOG |
Dane możemy również udostępnić organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane Panelu są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Poza EOG, do Stanów Zjednoczonych, przekazywane są dane w związku z korzystaniem z:
- Asystenta AI: treść poleceń oraz dane, których polecenie dotyczy,
- funkcji głosowej: nagranie dźwiękowe przekazywane do zamiany na tekst,
- Kalendarza Google, jeżeli klient włączy tę integrację.
Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dany dostawca jest w tym programie certyfikowany. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie, na adres kontakt@aibooking.pl.
Nasi dostawcy modeli językowych nie wykorzystują przekazywanych im danych do trenowania swoich modeli, zgodnie z warunkami korzystania z ich interfejsów programistycznych dla klientów biznesowych.
Jeżeli nie chcesz, aby dane trafiały poza EOG, możesz nie korzystać z Asystenta AI oraz nie włączać integracji z Kalendarzem Google. Pozostałe funkcje Panelu, w tym terminarz, powiadomienia SMS i e-mail, działają wtedy bez zmian.
8. Pliki cookie i dane techniczne
Panel (panel.aibooking.pl)
Panel używa jednego pliku cookie:
| Nazwa | Cel | Rodzaj | Czas życia |
|---|---|---|---|
ab_session |
utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika | ściśle niezbędny | do wygaśnięcia sesji, maksymalnie 7 dni |
Jest to cookie ściśle niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, więc nie wymaga zgody. Bez niego logowanie do Panelu nie jest możliwe.
W Panelu nie stosujemy narzędzi analitycznych, pikseli marketingowych ani śledzenia zachowania użytkowników.
Strona aibooking.pl
Strona działa na WordPressie z WooCommerce i używa plików cookie niezbędnych do jej funkcjonowania: utrzymania sesji, obsługi koszyka i procesu zamówienia oraz zapamiętania faktu zalogowania.
Obecnie nie stosujemy na stronie narzędzi analitycznych ani marketingowych, takich jak Google Analytics czy piksele reklamowe, i nie umieszczamy plików cookie wymagających zgody. Jeżeli to się zmieni, przed uruchomieniem takich narzędzi udostępnimy baner zgody pozwalający wybrać, na które pliki cookie się godzisz, i zaktualizujemy niniejszą politykę.
Ustawienia plików cookie możesz zmienić w swojej przeglądarce, w tym zablokować je lub usunąć. Ograniczenie plików niezbędnych może uniemożliwić złożenie zamówienia lub zalogowanie się.
Logi serwera
Serwery zapisują standardowe logi: adres IP, datę i godzinę zapytania, adres URL, typ przeglądarki i systemu operacyjnego. Służą one wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i diagnostyce. Przechowujemy je do 12 miesięcy.
9. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
- usunięcia danych, w sytuacjach określonych w art. 17 RODO,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w powszechnie używanym formacie,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.
Żądania realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania. W skomplikowanych sprawach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.
Zgłoszenia prosimy kierować na adres kontakt@aibooking.pl.
Jeżeli Twoje dane znalazły się w Panelu dlatego, że umówiłeś wizytę w firmie korzystającej z AI Booking, administratorem jest ta firma. Przekażemy jej Twoje żądanie i pomożemy w jego realizacji, ale decyzję podejmuje ona.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.
Asystent AI wykonuje polecenia użytkownika Panelu dotyczące terminarza, na przykład zapisuje lub przekłada wizytę. Nie ocenia osób, nie tworzy ich profili ani nie podejmuje decyzji o dostępie do usług. Wynik jego działania jest widoczny w Panelu i może zostać w każdej chwili poprawiony przez użytkownika.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji protokołem HTTPS na stronie i w Panelu oraz szyfrowanie połączeń z dostawcami zewnętrznymi,
- rozdzielenie danych każdej firmy korzystającej z Panelu, tak aby jeden klient nie miał dostępu do danych innego,
- uwierzytelnianie oparte na podpisanych tokenach sesji przechowywanych w plikach cookie niedostępnych dla skryptów strony,
- hasło dostępu do raportów przechowywane wyłącznie w postaci skrótu z użyciem funkcji PBKDF2 z losową solą, bez możliwości odtworzenia hasła,
- ograniczenie dostępu do serwera do niezbędnych osób oraz zaporę sieciową,
- codzienne kopie zapasowe bazy danych oraz bieżące aktualizacje oprogramowania,
- przechowywanie danych dostępowych do usług zewnętrznych poza kodem aplikacji.
Żaden system nie jest w pełni odporny na naruszenia. W razie naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki, a naruszenie zgłosimy Prezesowi UODO w terminie 72 godzin.
12. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, w szczególności w razie zmiany przepisów, zakresu usługi lub listy dostawców. O istotnych zmianach poinformujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, na adres e-mail przypisany do konta oraz przez komunikat w Panelu.
Data ostatniej aktualizacji: 18 lipca 2026 r..